Lãnh đạo DN có cần phải bận rộn suốt ngày để giải quyết những vấn đề nội bộ như vậy không?
"Ba đầu sáu tay" cũng không xuể
Có những lãnh đạo DN nhỏ và siêu nhỏ muốn nắm bắt mọi thông tin hằng ngày của công ty, từ những việc nhỏ đến chuyện lớn. Họ sợ nhân viên chểnh mảng công việc hoặc qua mặt nếu không kiểm tra, giám sát thường xuyên. Tâm lý chung là họ muốn thể hiện quyền lực và cái tôi của một ông chủ nên mọi việc phải do chính mình quyết định. Để quản lý DN , họ thường có những chỉ đạo, mệnh lệnh bằng miệng. Có những lãnh đạo còn tạo ra những group chat qua Zalo, Messenger để chỉ đạo, điều hành hoạt động công ty. Những mệnh lệnh, chỉ đạo kiểu như vậy thường là ngẫu hứng, bất nhất và đôi lúc mất kiểm soát do có quá nhiều yêu cầu xin ý kiến, từ việc mua sắm văn phòng phẩm, nghỉ phép đến những chuyện lớn như ký kết hợp đồng, quyết định đầu tư.
Vì tự mình quyết định mọi việc nên vai trò của trưởng, phó phòng, đôi khi là phó giám đốc bị vô hiệu hóa. Và như vậy, những quản lý cấp trung sẽ trở thành "bù nhìn" trong mắt nhân viên vì không có thực quyền nên càng ngày nhân viên càng tập trung báo cáo, xin ý kiến giám đốc là chủ yếu. Mặt khác, điều hành DN theo kiểu như vậy thì nhân viên báo cáo giám đốc xin ý kiến có khi nhanh hơn là qua cấp trung gian nên họ thích làm việc với quản lý cấp cao mà "bơ" luôn quản lý cấp trung.
Chính vì tập trung quyền lực tối đa như vậy nên giám đốc DN dạng này hầu như suốt ngày bận rộn như chăm con mọn để giải quyết các vấn đề nội bộ mà không có thời gian để suy nghĩ đến các vấn đề chiến lược, như đầu tư mở rộng sản xuất, kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thị trường, chăm sóc khách hàng,
Khi quá tải vì không thể điều hành nổi do khối lượng công việc cần giải quyết ngày càng nhiều, một số lãnh đạo DN chuyển sang xây dựng "tai mắt" - là người nhà hoặc đệ tử thân tín tham gia vào "mạng lưới điều hành" vì được tin cậy hơn. Chủ DN sẽ nghe báo cáo, giải quyết công việc qua "hệ thống" này để giảm bớt áp lực công việc. Tuy nhiên cách làm "sáng tạo" này sẽ dần giết chết DN khi tạo ra mâu thuẫn nội bộ và sẽ có nhiều nhân viên giỏi ra đi.
Xây dựng hệ thống quản trị và phân quyền
Cách thức quản trị doanh nghiệp theo kiểu chuyện gì cũng phải biết và giải quyết chỉ phù hợp với loại hình doanh siêu nhỏ. Khi quy mô DN đã lớn thì lãnh đạo cần thay đổi tư duy, cách thức quản trị.
Đầu tiên là phải xây dựng quy chế quản trị công ty thật đầy đủ, chi tiết, minh bạch, bao hàm các lĩnh vực hoạt động: đầu tư, tài chính, kinh doanh, tiếp thị, nhân sự, văn phòng... Đây chính là "luật" của công ty, bắt buộc mọi người phải tuân thủ. Bên cạnh đó phải xây dựng quy trình quản lý, quy định các bước phải làm khi giải quyết một vấn đề. Sơ đồ quy trình của hệ thống ISO 9001:2018 cần phải được phổ biến rộng rãi để nhân viên hiểu và áp dụng vào thực tế công việc hằng ngày, giúp họ hiểu được khi cần phải báo cáo bộ phận nào và báo cáo với ai. Đây chính là bước tiến trong quản trị DN khi chuyển từ hình thức điều hành bằng khẩu lệnh sang hình thức điều hành, quản trị theo hệ thống văn bản. Khi quy mô công ty phát triển đến một mức nhất định thì quy trình quản lý này sẽ được số hóa thông qua các phần mềm, app quản lý công việc. Lúc đó DN sẽ được vận hành như một DN số.
Bên cạnh đó lãnh đạo DN phải phân cấp, phân quyền cụ thể cho cấp dưới, như quy định cấp nào được phép giải quyết việc gì, thẩm quyền giải quyết đến đâu để tránh đùn đẩy lên cấp trên những việc không cần thiết. Cần dẹp bỏ tâm lý sợ mất kiểm soát, mất quyền lực để phân quyền xử lý công việc cho cấp dưới càng nhiều càng tốt. Những công việc lặp đi lặp lại liên quan đến sản xuất, kinh doanh hằng ngày nên để cho bộ phận quản lý cấp trung giải quyết. Trong giai đoạn đầu sẽ vẫn còn hiện tượng nhân viên gọi điện xin ý kiến trực tiếp lãnh đạo cấp cao thì người lãnh đạo phải chuyển vấn đề đó cho cấp dưới chứ không tự mình giải quyết, lâu dần thành nề nếp và đồng thời cũng tạo ra uy tín cho lãnh đạo cấp trung, giúp họ tự tin hơn trong điều hành công việc.
Khi bộ máy đã vận hành trơn tru thì lãnh đạo DN không cần phải xây dựng "mạng lưới điều hành" kiểu tai mắt thân tín nữa và sẽ có nhiều thời gian để suy nghĩ, chỉ đạo các vấn đề mang tính chiến lược của công ty.
